Zaman yönetimi teknikleri konusunda yapılacak aslında birçok metod bulunmaktadır. Bu metodlar kişilerin çalışma hayatında yaşayacakları zorlukları hafifletmek ve daha verimli çalışmalar elde edebilmek, çalışmanın üzerinde daha fazla durabilmek gibi bazı faktörlerin kolaylaşmasını sağlamaktadır. Zaman yönetimi sayesinde planlamalarda sıkıntı çekmez ve aynı zamanda projeleri, ödevleri zaman kaybetmeden ve bugünün işini yarına bırakmadan bitirmeniz sağlanır.

Yapılacak işlerin önceden planlanması, düzenli not tutmak ve zamansal problemleri ortadan kaldırmak için birkaç ufak çalışma yapmak etkin bir çalışma hayatını mümkün kılıyor. Yazımızda sizler için 3 zaman yönetimi tekniğinden bahsedeceğiz.

Pomodora Tekniği

Zaman Yönetimi Teknikleri içinde Pomodora tekniği, son zamanlarda YouTube gibi sosyal medya mecralarında da oldukça yaygınlaşmış bir tekniktir. Çoğu kişi hep birlikte bu tekniği uygulayarak dikkatlerini yalnızca yapacakları işe, konulara, projelere, ödevlere ve daha birçok şeye vererek başarıyı sağlamada önemli adımlar atmışlardır. Bu teknik çok bilinmese de en eski ve en etkili yöntemlerden birisidir. Pomodora tekniğini kullanarak yapacaklarınızı planlayıp zamanı mükemmel bir şekilde tasarlayarak iyi bir çalışma ortaya koyabilirsiniz. Hadi bu yöntemin nasıl uygulandığına bir göz atalım.

·         Bu yöntemde bir zamanlayıcımızın olması gerekiyor. Telefon ya da çalar saati tam da burada kullanabilirsiniz. Eğer çalar saatiniz varsa telefondan uzaklaşmak daha da iyi olacaktır çünkü bu çalışmada dikkatimizin dağılmasını istemiyor ve kendimizi çalışmaya veriyoruz.

·         Zamanlayıcıyı önce 25 dakikaya ayarlamak gerekmektedir. 25 dakika boyunca çalıştıktan sonra zamanlayıcımız bizi uyaracak ve alarmımız çalacaktır. Daha sonra çalışmaya 5 dakika ara verip mola süresince yine bir zamanlayıcı ayarlamalıyız. Toplam bu 30 dakikaya 1 pomodora adı verilmektedir. Yani yalnızca daha 1 pomodora yapmış oluyoruz.

·         Eğer yapılacak iş çok fazla yoğun bir iş ise arka arkaya 4 pomodora yapılabilir.

·         Yapılan her 4 pomodoradan sonra ise, 30 dakika arasında bir mola vermeniz gerekmektedir. Bu şekilde pomodora tekniğini kullanarak mükemmel bir çalışmaya ulaşmak kolay oluyor.

·         Her pomodoro sonunda hedefinizin durumunu belirten bir açıklamayı not defterinize işlemeyi unutmamalısınız.

·         Eğer sınavlarda iyi bir başarı hedefiniz varsa gün içinde ideal pomodoro sayısı 8 olarak tecrübe edilmiştir. 

·         Bu tekniği uygulamanızın kolaylaşması için, etrafınızda dikkatinizi dağıtacak hemen her şeyi ortadan kaldırmalısınız.

Kanban Tekniği

Zaman Yönetimi Teknikleri arasında diğer seçenek olan Kanban tekniğinin nasıl geliştirildiğinden bahsedecek olursak eğer, Toyota fabrikasında çalışan bir mühendis tarafından geliştirilmiştir. Japonların sıklıkla kullandığı bir zaman yönetimi tekniği olduğunu söyleyebiliriz. Bu teknik eskiden fabrikalardaki kişiler için çok uygun bir teknik olsa da artık günümüzde her iş alanında kullanılabiliyor.

Kanban tekniği için gerekli olan şeyler bir bilgisayar veya bir telefon olacaktır. Burada telefonunuza ya da bilgisayarınıza bir not defteri açarak ilk önce yapılacaklar listesi hazırlanıyor. Yapılacak işler, dersler konular vs. bir liste şeklinde hazırlanıyor. Bir de yapıyor olduklarım şeklinde bir başlık açılıyor ve oraya şu an yapıyor olduğunuz işleri yazmanız gerekiyor. 3. Adımda ise artık bitirilen işlerin olduğu bir bölüm ayrılıyor. Oraya ise, yapıyor olduklarım bölümündeki biten işleri görmek amacı ile yazılıyor.

Bu teknikteki amaç biten işleri görmek ve nelerin kaldığına dikkat çekmek amacı ile yapılmaktadır. Tekniği kullanarak hem zaman tasarrufu kazanıp hem de verimli, planlı bir çalışma düzeni elde edebilirsiniz.

Eisenhower Matrisi

Eisenhower Matrisi, kim tarafından bulunmuştur diye soracak olursanız hemen cevabını verelim. Eisenhower Matrisini, ABD başkanı Dwigh David Eisenhower tarafından geliştirilmiş bir zaman yönetimi tekniğidir. Bu teknikte yapılması gerekenler Acil-Acil Değil-Önemli-Önemli değil şeklinde 4 bölüme ayrılıyor. Önceliklere göre bir sıralama söz konusu oluyor burada.

Acil Önemli: İlk önce yapmanız gereken ve çok önemli olan işi buraya yazabilirsiniz. Ertelenemeyecek olan işlerin buraya yazılması önemlidir. Hemen o işi halletmeniz gerektiğini düşünmeniz sağlayacaktır ve kaytarma gibi faktörlere yol açmayacaktır.

Acil Değil Önemli: Bu alan, acil olmayan yani süresi uzun işlerin yapılmasında kullanılır. Hemen yapmanız gerekmeyen fakat önemli olan işleri planlayıp bu kısma yazmanız kolaylık sağlamaktadır.

Acil Önemsiz: Burada planlanmamış ve birden ortaya çıkan işler belirtilmelidir. Aniden oluşan işler için kullanılabilir bir alandır.

Acil Değil ve Önemsiz: Yapmasanız bir şey kaybetmeyeceğiniz ve acil olmayan işleri burada planlayabilirsiniz.

Zaman Yönetiminin Faydaları Nelerdir?

Yüksek Verim: Çok çalışmanın çok verim demek olmadığını zaman yönetiminde tam anlamıyla görmüş oluyoruz. Zaman yönetimi teknikleri kullanılarak çok daha verimli ve sağlıklı çalışmalar elde edilmektedir.

Stressiz Günler: Zamanında bitirilen işler kadar huzur veren başka bir şey var mıdır tartışılır. Bugünün işlerini zamanlama ayarı ile yarına bırakmadığınızda stressiz günler geçireceğinizi düşünün ve zaman yönetimine başvurun.

Hedeflere Hemen Ulaşın: Düzenli ve planlı olmak istenilen statüye ulaşmada bir numaralı taktiklerdendir. Zaman yönetimi ve çalışmalar ile kariyerde istediğiniz noktaya ulaşmanız mümkündür. İyi planlama ve yönetim rakiplerinizi elemenize yardımcı olacaktır.